Estás en: Inicio Inicio > Registros Sacramentales >> Más información sobre Registros Sacramentales

REGISTROS SACRAMENTALES DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS DIOCESANOS DEL PAÍS VASCO

1. Naturaleza y alcance del Convenio

Uno de los logros más relevantes del conjunto de propuestas recogidas en el Plan Vasco de la Cultura, en lo que concierne a la política de Archivos y Patrimonio Documental, es el de estructurar, en un todo orgánico y coherente, las líneas de actuación en este ámbito de trabajo. En este sentido, no introduce innovaciones extraordinarias, pero sí define las prioridades. Se puede afirmar, en cierto sentido, que avala e incentiva algunos de los proyectos ya en marcha.

Se hace eco, en el enunciado de varios ejes de actuación, de la urgencia de promocionar dos políticas generales:

  1. la digitalización y difusión masiva del patrimonio documental y cultural en su sentido más amplio
  2. el acceso democrático por la ciudadanía al Patrimonio Cultural, sea éste en cualquiera de sus soportes naturales.

Se trata, obviamente, de objetivos relacionados que no es posible entender de modo independiente. Ambos sustentan el principio rector de toda la política de archivos: facilitar al usuario, como cliente final de toda política pública y objeto primordial de la política en este ámbito, el acceso directo a su Patrimonio y a sus Archivos.

Para ello, ya en 2000 se empezó a trabajar con los tres Archivos Históricos Diocesanos de la CAPV. Esta elección no debe sorprender, pues se trata de los Servicios de Archivo que mejor representan los dos elementos claves de un proyecto de esta naturaleza y esta envergadura.

Es decir, se trata de:
  1. promocionar un proyecto que beneficia a toda la ciudadanía. En este sentido, el Patrimonio Documental juega un papel democratizador importante, en la medida en que todos los ciudadanos participan activamente en el proceso de sedimentación de los Archivos y demandan de modo creciente el mismo protagonismo en el disfrute de su uso, para fines educativos, culturales o lúdicos.
  2. asignar recursos adicionales que intensifiquen las estrategias y objetivos gubernamentales más urgentes o de mayor impacto social recogidos en el Plan Vasco de la Cultura. Dentro del programa de Archivos no públicos (que se desarrolla con logros apreciables desde hace diez años), se presenta un Proyecto singular, de indiscutible impacto social muy positivo.
Si bien estimamos que el objeto del proyecto es ya conocido, no por ello está de más presentarlo brevemente.

Durante el período 2000/2001, el Departamento de Cultura empezó a trabajar estos aspectos, con la firma con las Diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria de un convenio, cuyos objetivos eran la indización y digitalización de los libros sacramentales de los fondos de las parroquias concentrados en los respectivos Archivos Diocesanos, y la difusión por Internet de los instrumentos de descripción y de los índices de los registros sacramentales de los citados fondos. Este Convenio continuó en los ejercicios 2002 y 2003.

Con la firma de un nuevo convenio para 2004-2008, se trata de concluir y consolidar el proyecto iniciado. Como se recoge en el texto, los objetivos específicos son:

  1. La creación de servicios digitales en los Archivos Históricos Diocesanos de Bilbao, San Sebastián y Vitoria
  2. La elaboración normalizada de instrumentos de descripción documental (descripción multinivel con ISAD(G), indización según los criterios consensuados e informatización) para su difusión en las páginas web específicas de cada servicio de archivo y en el buscador Badator del web de Irargi.
  3. La aplicación de la Norma ISAD (G) a la descripción de los fondos parroquiales con documentación anterior al año 1900, cuyas series sacramentales han sido objeto de digitalización y van a ser indizadas mediante este nuevo convenio, teniendo en cuenta las diferentes actuaciones previas necesarias en cada caso.
  4. Indización de los registros digitalizados con objeto de facilitar la recuperación de las imágenes. Las normas de indización consensuadas afectarán únicamente a los registros de bautismos, matrimonios y defunciones.
  5. Asociación de las imágenes digitalizadas con los registros sacramentales, resultados del proyecto de indización de cada archivo. Las imágenes resultado del proyecto de digitalización podrán ser consultadas en las salas de investigación de los propios archivos.
  6. Actualización progresiva del software, páginas web e intranets específicos de cada Servicio de Archivo.
Paulatinamente, los índices de los registros sacramentales irán volcándose en las páginas web de cada archivo y en Badator. Estamos hablando de aproximadamente trece millones y medio de asientos descriptivos personales, con el índice de las anotaciones de bautismos, matrimonios y defunciones de 400 años de historia. Teniendo en cuenta que el Registro civil se crea en 1870, el resultado final de este proyecto proporcionará el índice completo del padrón histórico del País Vasco de los siglos XVI a inicios del XX (tomándose el año 1900 como fecha tope). A través de su inclusión en el web de cada Archivo y, de todos ellos, en el web del sistema Badator (de Irargi) se va a:

  1. Facilitar el acceso a la documentación al colectivo más amplio de usuarios (que constituyen cerca del 90 % del total de usuarios) de Archivos de Euskal Herria: ciudadanas y ciudadanos de toda edad, estado y condición que llevan a cabo investigaciones con el objeto de recuperar o reconstruir su historia familiar;
  2. Disponer de información de valor estadístico e histórico de gran calidad, que interesa a un amplio espectro de profesionales: demógrafos, antropólogos, sociólogos, historiadores, etc.
  3. Dar servicio a la diáspora, colectivo muy relevante en el conjunto de la acción gubernamental desde hace años. Colectivo ansioso de este tipo de informaciones, que es ya uno de los principales clientes tanto del servicio Badator como de los servicios de archivo de las tres Diócesis.
  4. Enriquecer de manera muy notable el citado servicio Badator, colocándolo en un lugar privilegiado entre los servidores de información de archivo a nivel europeo.
  5. Aumentar la calidad de los servicios prestados por los tres archivos diocesanos, que han redefinido todas sus políticas archivísticas, para integrar entre sus labores habituales un proyecto de digitalización e indización, subvencionado por los convenios anteriores y por éste que ahora se firma.

Si nos centramos en las características específicas que avalan el acierto de establecer una colaboración privilegiada de la Administración Vasca con estos Archivos, podemos identificar hasta siete elementos, cuya combinación hace de este Proyecto una iniciativa de altísimo valor e interés social, que va a justificar plenamente, a medio y largo plazo, la importante inversión prevista:

  1. contrastado interés general: no dirigido a un usuario elitista o minoritario.
  2. representativa de toda la población: refleja la vida social y colectiva, es decir, no a una elite, colectividad o grupo especial.
  3. con información específica y original; con referencias no reiterativas ni presentes en otra documentación
  4. con capacidad de información prolongada en el tiempo: documentación con un valor primario de carácter pastoral, cuya vida histórica y sedimentación se prolonga durante siglos.
  5. de ámbito territorial amplio: documentación que represente a la totalidad del territorio de la CAPV.
  6. de uso sencillo y ágil; documentos no complicados en sí mismos, de acceso fácil y lectura asequible.
  7. y, en fin, capaces de implicar al usuario; documentos que aproximen al usuario ‘universal’ al patrimonio, y le generen interés en la conservación del mismo.

Es además conveniente no olvidar en ningún momento que se trata de acometer una inversión muy importante que va a tener efectos positivos en diferentes áreas, tanto de la política de archivos gubernamental como en aspectos de alcance social, educativo o cultural:

  1. se promueve el acceso universal a un tipo de fondos de archivo de interés también universal y alto contenido social. Se trata de ofrecer a los ciudadanos un servicio de alto valor añadido, permitiendo el acceso masivo (que internet posibilita) a documentación de interés también masivo. Es decir, de documentación susceptible de un abanico de usuarios muy amplio, en número y variedad.
  2. se diseña una actuación tecnológica pionera en el ámbito de la conservación y la difusión del patrimonio cultural, que solo es posible desde un programa maduro de desarrollo tecnológico sostenido; avala de este modo una política previa innovadora, desarrollada tanto por Irargi como por los Archivos diocesanos.
  3. se persigue crear sinergias, contribuyendo de manera estimable al desarrollo económico en el ámbito de diferentes empresas del sector, y animando el mercado cultural al poner en manos de sus clientes, los usuarios de los archivos, herramientas de trabajo, información y desarrollo social de envergadura.
  4. se promueve con contundencia un cambio de percepción en el ámbito de los archivos. Poniéndolos al alcance de todos, se invita a la ciudadanía a involucrarse directamente en la conservación y aprecio de los documentos y del patrimonio, de su Memoria Colectiva, en una palabra, que puede muy bien ser uno de los pilares para vigorizar la cohesión social y educativa ciudadana tan importante.
  5. se diseña un proyecto que, a medio plazo, está en situación idónea para movilizar recursos económicos ajenos al mismo, dinamizar imprevisibles expectativas sociales y culturales o promover impactos tecnológicos redundantes de muy superior influencia en el entorno de lo que aparentemente pudiera parecer. La inversión en este ámbito, cuya enjundia no reside tanto en la magnitud de la inversión, como en su adecuación al ámbito funcional en el que se inscribe, va a contribuir de forma apreciable al desarrollo económico en el ámbito del desarrollo de la Sociedad de la Información en Euskadi.

2. Inversión, magnitudes y plazos

Por el presente convenio, se concede una subvención a las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria, de 3.000.000 € para los ejercicios comprendidos del 2004 al 2008, ambos inclusive, con el fin de consolidar el Proyecto de Digitalización, que, como se ha dicho, consistirá en la indización y difusión por internet de los registros de bautismos, matrimonios y defunciones, anteriores a 1900, correspondientes a los libros sacramentales de los fondos de Archivo de las parroquias concentradas en los respectivos Archivos Históricos Diocesanos.

Según los proyectos presentados por cada Archivo, el total estimado de registros asciende a 13.691.640 registros, de los cuales 6.321.100 corresponden al Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, 4.070.000 al Archivo Histórico Diocesano de Donostia-San Sebastián y 3.300.540 al Archivo Histórico Diocesano de Vitoria-Gasteiz.

La subvención, con carácter plurianual, se distribuirá porcentualmente, en función del número de registros estimado por cada archivo, de la siguiente forma: Bilbao recibirá el 46 %, San Sebastián el 30 % y Vitoria el 24 %.

3. Metodología y cuestiones técnicas

El proyecto de digitalización iniciado en 2001 se enmarca en el más amplio de creación de los servicios digitales de los Archivos Históricos Diocesanos de Bilbao, San Sebastián y Vitoria, en la medida en que la digitalización ha traído consigo una redefinición de todos los servicios y políticas de los tres archivos. En la realización de este proyecto podemos distinguir varias fases:

Primera fase: Año 2001. Definición del proyecto

    Los objetivos de esta fase fueron:
  1. Definición del proyecto general y coordinación entre los tres archivos para consensuar los criterios comunes, sin olvidar las diferentes situaciones de partida.
  2. Integración del proyecto en la planificación general de cada archivo
  3. Adquisición de recursos técnicos
  4. Creación de equipos de trabajo en cada archivo y distribución de tareas
  5. Establecimiento de metodología y criterios para digitalización e indización

Segunda fase: Años 2002-2003. Implantación del proyecto

    Los objetivos de esta fase en cada servicio de archivo fueron:
  1. Digitalización y comprobación de imágenes
  2. Indización de registros de las parroquias
  3. Creación de las páginas web y de los sistemas de gestión específicos de cada archivo (Sistema Inet de Gestión de Archivos en Bilbao y Vitoria, -en adelante SIGA- y Sistema Electrónico de Gestión en Donostia, en adelante SEG)
  4. Redefinición de todas las políticas de cada archivo: planificación descriptiva, difusión de imágenes, gestión de usuarios presenciales y virtuales, conservación de nuevos soportes.

Tercera fase: Años 2004-2008. Consolidación del proyecto

Antes de finalizar el convenio de 2003, se constató la necesidad de un redimensionamiento de este proyecto y la firma de un nuevo convenio que facilitara nuevos plazos y nuevos recursos económicos para poder concluir y consolidar el proyecto en el plazo razonable de un quinquenio (2004-2008).

    Esta fase tiene como principales objetivos:
  1. La realización del proyecto de indización de los registros de bautismos, matrimonios y defunciones anteriores a 1900. La implementación de las bases de datos de registros sacramentales será lo que permita el óptimo funcionamiento del sistema implantado y hará visibles los resultados del proyecto a la gran comunidad de usuarios virtuales.
  2. La difusión a través de la Red Internet de los instrumentos de descripción de los fondos digitalizados y de los registros indizados, que se realizará mediante el mantenimiento y actualización de la web específica de acceso universal, propia de cada Archivo Diocesano. A medida que se vayan introduciendo en la página web de cada Archivo, tales instrumentos de descripción se integrarán en el sistema de información BADATOR de la Web de IRARGI - Centro de Patrimonio Documental de Euskadi.
  3. Actualización de las páginas webs específicas de cada archivo con la indización de registros sacramentales
  4. Desarrollo de los sistemas de gestión de archivos SIGA y SEG que, además de un desarrollo interno para los gestores del propio archivo, permitirán a los usuarios virtuales y presenciales de cada archivo la consulta de catálogos y registros sacramentales, así como la solicitud on-line de copia de los citados registros.
  5. Puesta en marcha del Servicio Digital en los tres archivos para que la consulta de los fondos digitalizados y de las bases de datos pueda realizarse mediante la intranet, en sus respectivas salas de consulta. Las imágenes estarán asociadas a los índices elaborados en virtud de este convenio, y disponibles en la intranet específica de cada Archivo. A medida que el proceso de indización vaya avanzando, la intranet de cada Archivo se irá actualizando con los registros sacramentales asociados a las imágenes correspondientes.

Cada archivo diocesano, sin menoscabo de su especificidad y manteniendo la titularidad, el control y la gestión de sus fondos, ha establecido su iter de trabajo y su planificación temporal para realizar la indexación de los registros sacramentales (bautismos, matrimonios y defunciones) de las parroquias de cada diócesis con documentación anterior a 1900 y la difusión de las imágenes en las salas de sus archivos. La planificación de cada archivo se realiza en función del estado de descripción previo y teniendo en cuenta las estadísticas de consulta de cada uno de los fondos, puesto que el objetivo básico del proyecto de digitalización e indización es favorecer la consulta a los usuarios virtuales y presenciales.

También a través de los servicios on line ofrecidos por cada archivo en sus páginas webs, puede solicitarse reprografía de los registros sacramentales. Aunque el objetivo final es la difusión digital de los registros sacramentales en las salas de investigación de los tres archivos, mientras dure el proceso de indexación tendremos que soportar un período de transición en el que cohabitarán en las salas las consultas de los rollos de microfilm y de las imágenes digitales, sin olvidar el necesario proceso de adecuación a las nuevas tecnologías de nuestro, afortunadamente, creciente número de usuarias y usuarios, caracterizados por un perfil muy variado en cuanto a edad y formación. La puesta en marcha del Servicio Digital en los tres archivos diocesanos ha conllevado una serie de actuaciones y cambios que han repercutido en las tareas habituales, obligando a redefinir sus políticas archivísticas para integrar entre sus actividades la digitalización y la indexación de los registros sacramentales. La puesta en marcha y la realización de este proyecto subvencionado por el Gobierno Vasco supone, en definitiva, un gran desafío para los Archivos Diocesanos de Bilbao, San Sebastián y Vitoria que, sin duda, han dado un giro copernicano en su organización y un gran salto cualitativo como respuesta al reto de la difusión virtual en los archivos.

Conviene insistir en que el proyecto de indexación está en marcha, siendo un trabajo laborioso que se va a realizar paulatinamente, de 2005 a 2008 irán volcándose en la red anualmente unos tres millones de registros sacramentales, hasta completar la cifra total de unos trece millones y medio.


    • | Tel: +34 943 762840   Fax: +34 943 765040 | Última modificación: 12/03/2008 @ 12:33pm

IBD INTERNET S.L.